多くの中小企業が、ビジネスの基盤としてエクセルを活用しています。しかし、業務の複雑化や成長に伴い、エクセル単体では限界があります。
弊社は、多くの中小企業が抱えるスケジュール管理の課題を解決するため、スケジュール管理システムの開発を手がけました。
以下では、エクセルからの移行によって得られたメリットについての事例をご紹介します。

課題の発生

長らくエクセルを使ったスケジュール管理をしており徐々に問題が浮き彫りになり、複数の担当者が同時に作業スケジュールを更新しようとすると上書きなどでデータの整合性が保てなくなる問題が発生することでデータの整合性の維持や作業の困難さを抱えていました。

■課題
・同じエクセルを編集するため上書きされてしまうことがあり、修正するのに時間がかかる
・外出先でも確認したいがPCがないとスケジュールが確認できない
・エクエルでスケジュールが確認しにくい（ぱっとみてすぐに把握できない）

解決策の模索

課題を解消するため、システムの導入を検討。
しかしながら市販のソフトウェアは会社独自の要件に合致せずカスタマイズが難しいという問題があり最終的にシステムをスクラッチで開発という流れになりました。

システム開発と導入

初めに要件を詳細にヒアリングし、業務プロセスやニーズを確認。
その後、要件定義をもとに、データベース設計、UI/UXの設計、プログラムの実装などを行い、
担当者が同時に作業スケジュールを更新しても競合が発生しないよう、データの同期機能を実装。
また、視認性をよくするため部署ごとに月毎のタイムラインでスケジュールを確認できるようにしました。

システム導入のメリット

システムの導入によって、得たメリットは以下のようになります。

1. スケジュール登録： 複数の担当者が同時にスケジュールを更新しても、競合が発生せず作業効率が向上。
2. 外出中でもスケジュールを確認できるようにスマートフォンでも確認できるようにすることで、どこにいてもスケジュールを確認することが可能。
3. 通知機能の強化： 通知機能が追加され、見逃すことがなくなり、メールやスマートフォンの通知を活用することで、担当者は常に最新の情報を把握できる。
4. カスタマイズ性の向上： 自社の要件に合わせてシステムを設計・開発したため、ビジネスプロセスの最適化が可能になりました。
5. データの可視化と分析： システムを導入したことにより、スケジュールがより可視化されたことで情報共有が容易になった

結果

エクセルからのシステム導入によって、当該企業はスケジュール管理における課題を克服し、業務効率の向上と正確な情報の管理を実現しました。

弊社では、中小企業のビジネスプロセスを効果的に支援し、競争力の向上に貢献するシステムの開発を積極的に推進しています。
この事例が御社のニーズに合わせたシステムの検討材料になれば幸いです。

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