kintoneは業務システム（Webデータベース型のアプリケーション）を作成できるクラウドサービスです。
多くの企業が業務改善や効率化のために活用しています。
kintoneはあなたの会社の仕事に合わせて「色々な情報」や「仕事の流れ」を管理できるツールです。
実際にどのようなことができ、どのようなメリット、デメリットがあるのかを見ていきましょう。
kintoneではどのようなことができる？
・お客様の情報管理: 誰がどんなお客様か、いつどんなやり取りをしたかなどをまとめておけます。
・やること（タスク）の管理: 自分やチームの「今日やること」「いつまでにやること」などを整理して忘れず進められます。
・仕事の進み具合の管理: 今、あの仕事がどの段階にあるか、みんなでパッと見て確認できます。
・日報や報告書の管理: 毎日の報告を簡単に提出・共有したり、後から見返したりできます。
・問い合わせの管理: お客様からどんな問い合わせがあったか、誰が対応したかなどを記録・共有できます。
・申請や承認の管理: 会社での「これやりたいです」「これでいいですか？」といった申請や、それに対する「OKです」という承認の流れをスムーズにできます。
・プロジェクトの情報の管理: あるプロジェクトに関する資料や、誰が何をするかなどを一つにまとめられます。
要するに、kintoneは「これはみんなで共有して、ちゃんと管理したいな」と思うことなら、どんな情報でもそれに合った形で管理の仕組みを作れる、というイメージです。
Excelや紙でバラバラに管理していたものを、まとめて分かりやすくすることができますので、Excelと紙で管理してる場合はとても便利になります。
どのような場合に適しているシステム？
以下のような場合に適していると考えています。
・Excelや紙での管理に限界を感じている
・部署ごとにバラバラな情報管理を統一したい
・社内の情報共有や連携をもっとスムーズにしたい
・業務プロセスを改善したいが、開発にコストを少しでも抑えたい
・自社の業務にぴったり合ったシステムが見つからない
kintoneのメリット
- 情報へのアクセスが容易になる
業務で必要な顧客情報、案件情報、タスク状況などがkintone上に一元化され、必要な情報をいつでもどこからでも簡単に検索・閲覧できるようになります。ファイルを探す手間が減り、知りたい情報にすぐにたどり着けます。 - チーム内の情報共有と連携がスムーズになる
最新の情報がリアルタイムで共有されるため、「あの情報は誰か持ってる？」「今の状況はどうなってる？」といったやり取りが減ります。コメント機能を使えば、情報に対して直接関連情報を追加したり、担当者とコミュニケーションを取ったりできるため、連携が密になります。 - 定型業務の入力や管理が楽になる
これまでExcelや紙で管理していた情報を、kintoneの入力しやすいフォームから登録できるようになります。入力規則を設定しておけば、入力ミスも減らせます。また、ステータス管理なども視覚的に分かりやすくなるため、自身のタスク管理もしやすくなります。 - 業務の進捗状況が「見える化」される
チーム全体の案件状況やタスクの進捗などが一覧で確認できるようになります。これにより、自分が次に何をすべきか、誰かに協力を仰ぐ必要があるかなどが判断しやすくなり、チーム全体の生産性向上につながります。 - どこからでも業務システムにアクセスできる
クラウドサービスなので、インターネット環境があれば自宅や外出先からでもPCやスマートフォンを使ってシステムにアクセスできます。これにより、リモートワークや直行直帰が多い場合でも、場所を選ばずに業務を遂行できます。 - 新しいシステムへの抵抗感が少ない場合がある
kintoneは比較的直感的で分かりやすいインターフェースを持っています。
Excelのような表形式に近い感覚でデータを扱える部分もあり、新しいシステムに不慣れな方でも比較的早く操作に慣れることができます。
kintoneのデメリット
- 作成されたアプリによっては使いにくい場合がある
システムを作る担当者がユーザーの実際の業務や操作性を十分に理解していない場合、項目が多すぎたり、入力しにくかったり、
動線が悪かったりするなど、かえって使いにくいシステムになってしまう可能性がありますので、しっかりと業務を理解した上で開発を進める必要があります。 - 標準機能ではできないことがストレスになる
標準機能（カスタマイズ無し）の場合、「こうしたいのに、この機能がない」など、
kintoneの標準機能の制約からユーザーが望む操作や機能が実現できず、不便さを感じることがあります。
このような場合、カスタマイズが必要になります。 - 操作を覚える必要がある
どんなシステムにも言えることですが、kintone独自の操作方法や概念（アプリ、レコード、フィールドなど）を理解し、慣れるまでの一定期間、学習コストがかかります。 - 通知が多くなりすぎると負担になる
便利な通知機能も、設定によっては関連性の低い情報まで大量に通知が届き、重要な情報を見落としてしまったり、通知の処理に時間を取られたりすることがあります。 - インターネット環境がないと利用できない
クラウドサービスであるため、インターネットに接続できない環境ではシステムを利用することができません。オフラインでの作業には向いていません。 - デザインの自由度が低いと感じる可能性がある
標準機能の範囲では、デザインやレイアウトの自由度には限界があります。
使用するユーザーにとって、見た目が単調でデザイン性を感じない、あるいは特定の情報が見にくいと感じる可能性もゼロではありません。
まとめ
もし今、下記の課題を感じているのであれば、kintoneはきっとその解決の大きな力になります。
- 「毎日の定型業務をもっと楽にしたい」
- 「チーム内での情報共有がうまくいかない」
- 「必要な情報がどこにあるか分からない」
- 「Excelや紙での管理から脱却したい」
- 「会社の仕事のやり方を、もっと自分たちに合わせて良くしていきたい」
kintoneはあなたの部署やチームの「こうしたい！」を形にできる、非常に便利なツールです。
顧客管理、案件管理、日報、問い合わせ管理、プロジェクト管理… あなたが必要とする業務システムを作ることができます。
kintoneを活用することで、
- 情報探し（紙などの場合）の時間がなくなり、本来の業務に集中できる
- チーム内の情報共有がスムーズになり、連携ミスが減る
- 申請や報告のやり取りが効率化される
- 業務の「今」が見えるようになり、次のアクションが明確になる
- 何よりも、日々の仕事のストレスが減り、もっと創造的な時間が増える
といった変化を実感いただけるはずです。
「でも、操作が難しそう…」と感じる必要はありません。kintoneは直感的で分かりやすい操作性を目指して作られています。
まずは簡単な業務から、小さく始めてみるのがおすすめです。
不明点があればあなたのkintone活用をサポートさせていただきます。
kintoneはただのツールではありません。
自分たちの手で業務を改善し、より働きやすい環境を作っていくための「伴走者」です。
あなたの会社の働き方をもっと良くしていきましょう！ 活用を通して、きっと新たな可能性が広がっていくはずです。
もし活用に関してご不明な点やご相談があれば、弊社にいつでもお気軽にご連絡ください。
